01
Telefon
Anrufe annehmen und Anliegen mit den nötigen Angaben erfassen.
KI-ABLÄUFE FÜR DEN MITTELSTANDRHEINLAND / NRW
BTL STUDIOS · AUTOMATION MIT MENSCHLICHER FREIGABE
Anfragen im Griff.
Menschen im Mittelpunkt.
Für mittelständische Betriebe an Rhein und Ruhr: Wir erfassen und ordnen Anrufe, E-Mails und Formulare. Ihr Team prüft wichtige Entscheidungen und gewinnt Zeit für Kundinnen und Kunden.
Nach einer echten Anfrage: Erstgespräch → BTL-Tag vor Ort → schriftlicher Vorschlag. Das Formular ist eine Vorschau und sendet nichts.
01 / Anliegen erfassen02 / Zuständigkeit klären03 / Menschliche Freigabe
DAS PROBLEM IM ALLTAG
Ein Anruf wird schnell zu fünf offenen Enden.
Die Kundin schildert ihr Anliegen am Telefon. Die Details landen in Notizen, die Zuständigkeit in einer E-Mail und die Entscheidung wartet auf eine Rückfrage. Wir gestalten einen Ablauf, in dem diese Schritte zusammenbleiben.
EIN KONKRETER ABLAUF · ILLUSTRATIVES BEISPIEL
Von „Heizung ausgefallen“ zum nächsten klaren Schritt.
Wählen Sie einen Schritt. Die Vorschau zeigt, wie Telefon, Zuordnung und menschliche Freigabe zusammenspielen könnten. Es werden keine echten Daten verarbeitet.
VORGANG H-014 / BEISPIELKEIN LIVE-PORTAL
01 / 04 — Eingang
Eine Kundin meldet eine ausgefallene Heizung.
Das Anliegen kommt telefonisch an. Name, Adresse, Rückrufnummer und Störung werden als Vorgang erfasst; fehlende Angaben bleiben sichtbar.
ANLIEGENHeizung ausgefallen
ZUSTÄNDIGService-Team · Beispiel
STATUSAnfrage erfasst
Interaktive Beispielansicht · keine Kundendaten · kein aktives Kundenportal
SECHS MÖGLICHE BAUSTEINE
Nicht sechs neue Tools. Ein passender Ablauf.
Im Beispiel greifen Telefon, Anfrage und Überblick ineinander. Weitere Bausteine kommen nur dazu, wenn sie zu Ihrem Vorgang und Ihren vorhandenen Systemen passen.
02
Posteingang
E-Mails nach Kunde und Vorgang ordnen und Wichtiges markieren.
03
Anfragen
Formular- und Nachrichtenanfragen in einen klaren Vorgang überführen.
04
Belege
Rechnungsdaten für eine menschliche Prüfung vorbereiten.
05
Nachfassen
Offene Angebote oder Rückfragen sichtbar halten und Entwürfe vorbereiten.
06
Überblick
Bearbeitete und offene Vorgänge nachvollziehbar zusammenfassen.
WER ENTSCHEIDET?
Drei mögliche Stufen. Keine pauschalen Autonomie-Versprechen.
Welche Stufe für welchen Schritt gilt, vereinbaren wir nach Prüfung von Risiko, Daten und Zuständigkeit. Im Heizungsbeispiel bleibt die Freigabe beim Team.
- 01Vorschlag
Die KI ordnet Informationen und bereitet einen Entwurf vor.
- 02Freigabe
Eine benannte Person prüft und gibt den nächsten Schritt frei.
- 03Vereinbart automatisch
Nur klar definierte, getestete Schritte dürfen ohne einzelne Freigabe laufen.
ZUSAMMENARBEIT
Erst verstehen. Dann ein Angebot für Ihren Ablauf.
Es gibt hier keine freigegebenen Pauschalpreise. Nach dem BTL-Tag trennen wir im schriftlichen Vorschlag einmalige Einrichtung von einem möglichen monatlichen Betrieb.
BTL-Tag
Wir nehmen einen konkreten Vorgang auf, sprechen mit den beteiligten Personen, prüfen vorhandene Werkzeuge und testen einen ersten kleinen Lösungsweg, soweit Daten und Zugänge es zulassen.
Danach erhalten Sie ein Ergebnisblatt mit Ablaufskizze, offenen Fragen, Prioritäten und einem Vorschlag für die nächsten Schritte.Start
Ein vereinbarter Ablauf wird eingerichtet, geprüft und mit Ihrem Team eingeführt. Umfang und Schnittstellen stehen im Angebot.
Betrieb
Für den umgesetzten Ablauf werden Betreuung, Kontrolle und Anpassungen als eigener monatlicher Leistungsumfang vereinbart.
Integration
Eine Verbindung zu Branchensoftware oder weiteren Standorten wird erst nach technischer Prüfung separat geplant und angeboten.
Pilotphase: Wir suchen Betriebe für einen engen gemeinsamen Start. Auswahl, Umfang, Zeitraum und Konditionen werden vor einer Zusage individuell geklärt und schriftlich bestätigt.
WO DAS HELFEN KANN
Sieben Branchen. Je ein möglicher Einstieg.
Die Beispiele beschreiben mögliche Abläufe, keine bestehenden Kundenprojekte.
01Hausverwaltungen
Schadensmeldung rein. Lösung auf den Weg.
Mögliche Schritte: Schäden aufnehmen · Handwerker koordinieren · Mieterfragen beantworten.02Handwerk · SHK & Elektro
Auf der Baustelle sein. Trotzdem erreichbar bleiben.
Mögliche Schritte: Notdienst-Anliegen einordnen · Angebote vorbereiten · Arbeitsberichte erfassen.03Steuerkanzleien
Belege rein. Vorschläge raus. Sie entscheiden.
Mögliche Schritte: Mandanten-Mails sortieren · Belege anfragen · Fristen nachhalten.04Immobilienmakler
Jede Exposé-Anfrage bekommt eine Antwort.
Mögliche Schritte: Anfragen vorqualifizieren · Unterlagen prüfen · Exposé-Texte vorbereiten.05Autohäuser & Kfz-Service
Termine annehmen. Auch mit vollen Händen.
Mögliche Schritte: Serviceanfragen erfassen · HU-Erinnerungen vorbereiten · Fahrzeugfragen beantworten.06Logistik & Speditionen
Aus der Transportanfrage wird der nächste Schritt.
Mögliche Schritte: Mail und PDF auslesen · Statusfragen beantworten · Ablieferbelege nachhalten.07Gebäudedienste
Mangel gemeldet. Einsatz geplant.
Mögliche Schritte: Meldungen aufnehmen · Vertretungen koordinieren · Leistungsnachweise erstellen.DIE MENSCHEN DAHINTER
Luis und Jasper. Zwei direkte Ansprechpartner.
Wir beginnen mit einem echten Vorgang aus Ihrem Alltag, skizzieren die Übergaben gemeinsam und halten fest, wer welchen Schritt prüfen muss.
Luis
Abläufe & Zusammenarbeit
Ansprechpartner für Prozessaufnahme und Abstimmung mit Ihrem Team.Jasper
Technik & Portal
Ansprechpartner für Prototyp, technische Machbarkeit und Umsetzung.Aus dem Rheinland · Gespräche vor Ort nach Vereinbarung · keine erfundenen Kundenstimmen oder Erfolgszahlen
HÄUFIGE FRAGEN
Klar, bevor wir anfangen.
Müssen wir unsere Software wechseln?
Nicht automatisch. Wir prüfen zuerst, welche Daten und Schnittstellen Ihre vorhandenen Werkzeuge tatsächlich bereitstellen. Erst danach schlagen wir eine Anbindung vor.
Was darf die KI allein?
Das legen wir pro Schritt gemeinsam fest. Der Beispielvorgang auf dieser Seite zeigt eine menschliche Freigabe. Automatische Schritte kommen nur für vereinbarte und getestete Aufgaben infrage.
Was kostet die Zusammenarbeit?
Für den BTL-Tag und eine mögliche Umsetzung gibt es hier noch keinen veröffentlichten Preis. Nach Prüfung des konkreten Ablaufs erhalten Sie einen schriftlichen Vorschlag, der einmalige Einrichtung und möglichen laufenden Betrieb getrennt ausweist.
Was passiert mit unseren Daten?
Vor einer echten Umsetzung müssen Hosting, beteiligte Dienste, Zugriffsrechte, Auftragsverarbeitung und Löschfristen geklärt und dokumentiert werden. Diese Website nimmt derzeit keine Anfragen entgegen.
BTL-TAG ANFRAGEN
Welcher Vorgang kostet Ihr Team jede Woche Zeit?
So würde der Kontakt beginnen: Sie beschreiben einen Ablauf. Wir klären im Erstgespräch Ziel, Beteiligte und vorhandene Werkzeuge und besprechen anschließend einen BTL-Tag vor Ort.
Der Kontaktweg wird vorbereitet.Das Formular sendet und speichert nichts. Es gibt noch keinen aktiven Kontaktkanal über diese Website.
Pilotplätze, Konditionen und ein tatsächlicher Termin werden erst nach persönlicher Abstimmung bestätigt.